Quản trị dữ liệu là gì? Vì sao các doanh nghiệp chuyển đổi số cần quản trị dữ liệu?

Định nghĩa quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu là một hệ thống để xác định ai trong tổ chức có quyền và quyền kiểm soát đối với các tài sản dữ liệu và cách các tài sản dữ liệu đó có thể được sử dụng. Nó bao gồm con người, quy trình và công nghệ cần thiết để quản lý và bảo vệ tài sản dữ liệu.

Viện Quản trị Dữ liệu định nghĩa nó là “một hệ thống quyền quyết định và trách nhiệm giải trình đối với các quá trình liên quan đến thông tin, được thực hiện theo các mô hình đã thỏa thuận, mô tả ai có thể thực hiện các hành động với thông tin nào và khi nào, trong hoàn cảnh nào, sử dụng các phương pháp nào”.

Hiệp hội Quản lý Dữ liệu Quốc tế (DAMA) định nghĩa nó là “việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát việc quản lý dữ liệu cũng như việc sử dụng dữ liệu và các nguồn liên quan đến dữ liệu”.

Sự khác nhau giữa quản trị dữ liệu và quản lý dữ liệu

Quản trị dữ liệu chỉ là một phần của quản lý dữ liệu, mặc dù là một phần quan trọng. Trong khi quản trị dữ liệu là về vai trò, trách nhiệm và quy trình để đảm bảo trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu tài sản dữ liệu, DAMA định nghĩa quản lý dữ liệu là “một thuật ngữ bao quát mô tả các quy trình được sử dụng để lập kế hoạch, chỉ định, kích hoạt, tạo, duy trì, sử dụng, lưu trữ, truy xuất, kiểm soát và xóa dữ liệu”.

Mặc dù quản lý dữ liệu đã trở thành một thuật ngữ chung cho lĩnh vực này, nhưng đôi khi nó được gọi là quản lý tài nguyên dữ liệu hoặc quản lý thông tin doanh nghiệp (EIM). Gartner mô tả EIM là "một cấu trúc để quản lý tài sản thông tin trên các ranh giới tổ chức và kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả, thúc đẩy tính minh bạch và cho phép thông tin chi tiết về doanh nghiệp”.

Khung quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu tốt nhất có thể được coi là một chức năng hỗ trợ chiến lược quản lý dữ liệu tổng thể của tổ chức. Một khuôn khổ như vậy cung cấp cho tổ chức của bạn một cách tiếp cận toàn diện để thu thập, quản lý, bảo mật và lưu trữ dữ liệu. Để giúp hiểu được những gì một khuôn khổ nên bao gồm, DAMA hình dung quản lý dữ liệu như một bánh xe, với quản trị dữ liệu là trung tâm và từ đó tạo ra 10 nhánh quản lý dữ liệu sau:

- Kiến trúc dữ liệu: Cấu trúc tổng thể của dữ liệu và các tài nguyên liên quan đến dữ liệu như một phần không thể thiếu của kiến trúc doanh nghiệp

- Mô hình hóa và thiết kế dữ liệu: Phân tích, thiết kế, xây dựng, thử nghiệm và bảo trì

- Lưu trữ dữ liệu: Triển khai và quản lý tài sản dữ liệu vật lý có cấu trúc

- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo quyền riêng tư, bí mật và quyền truy cập thích hợp

- Tích hợp dữ liệu và khả năng tương tác: Thu thập, trích xuất, chuyển đổi, di chuyển, phân phối, sao chép, liên kết và hỗ trợ hoạt động

- Tài liệu và nội dung: Lưu trữ, bảo vệ, lập danh mục và cho phép truy cập vào dữ liệu được tìm thấy trong các nguồn không có cấu trúc và cung cấp dữ liệu này để tích hợp và tương tác với dữ liệu có cấu trúc

- Dữ liệu tham chiếu và dữ liệu chủ: Quản lý dữ liệu được chia sẻ để giảm dư thừa và đảm bảo chất lượng dữ liệu tốt hơn thông qua định nghĩa được tiêu chuẩn hóa và sử dụng các giá trị dữ liệu

- Kho dữ liệu và BI: Quản lý việc xử lý dữ liệu phân tích và cho phép truy cập vào dữ liệu hỗ trợ quyết định để báo cáo và phân tích

- Metadata: Thu thập, phân loại, duy trì, tích hợp, kiểm soát, quản lý và cung cấp metadata

- Chất lượng dữ liệu: Xác định, giám sát, duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và cải thiện chất lượng dữ liệu

Khi thiết lập một chiến lược, mỗi khía cạnh ở trên của việc thu thập, quản lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cần được xem xét.

Trung tâm Nghiên cứu Ứng dụng Kinh doanh (BARC) đây là một chương trình phức tạp, liên tục, quản trị dữ liệu có nguy cơ khiến người tham gia mất niềm tin và sự quan tâm theo thời gian. Để chống lại điều đó, BARC khuyên bạn nên bắt đầu với một dự án nguyên mẫu có thể quản lý hoặc ứng dụng cụ thể và sau đó mở rộng ra toàn công ty dựa trên các bài học kinh nghiệm.

Mục tiêu của quản trị dữ liệu

Mục tiêu là thiết lập các phương pháp, bộ quy tắc và quy trình để chuẩn hóa, tích hợp, bảo vệ và lưu trữ dữ liệu của công ty. Theo BARC, các mục tiêu chính của tổ chức phải là:

- Tối thiểu hóa rủ ro

- Thiết lập các quy tắc nội bộ để sử dụng dữ liệu

- Cải thiện giao tiếp bên trong và bên ngoài

- Nâng cao giá trị của dữ liệu

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý

- Giảm chi phí

- Giúp đảm bảo sự tồn tại liên tục của công ty thông qua quản lý rủi ro và tối ưu hóa

BARC lưu ý rằng các chương trình như vậy luôn trải dài ở các cấp độ chiến lược, chiến thuật và hoạt động trong doanh nghiệp và chúng phải được coi là các quá trình lặp đi lặp lại liên tục.

Lợi ích của quản trị dữ liệu

Hầu hết các công ty đã có một số hình thức quản trị cho các ứng dụng, đơn vị kinh doanh hoặc chức năng riêng lẻ, ngay cả khi các quy trình và trách nhiệm là không chính thức. Về mặt thực tiễn, đó là việc thiết lập sự kiểm soát chính thức, có hệ thống đối với các quá trình. Làm như vậy có thể giúp các công ty duy trì khả năng đáp ứng, đặc biệt là khi họ phát triển đến một quy mô mà việc các cá nhân thực hiện các nhiệm vụ chức năng chéo không còn hiệu quả nữa. Một số lợi ích tổng thể của quản lý dữ liệu chỉ có thể được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã thiết lập quản trị dữ liệu có hệ thống. Một số lợi ích này bao gồm:

- Hỗ trợ ra quyết định tốt hơn, toàn diện hơn xuất phát từ dữ liệu nhất quán, thống nhất trong toàn tổ chức

- Các quy tắc rõ ràng để thay đổi quy trình và dữ liệu giúp doanh nghiệp và bộ phận IT trở nên nhanh nhẹn hơn và có thể mở rộng

- Giảm chi phí trong các lĩnh vực quản lý dữ liệu khác thông qua việc cung cấp các cơ chế kiểm soát trung tâm

- Tăng hiệu quả thông qua khả năng tái sử dụng các quy trình và dữ liệu

- Cải thiện sự tự tin về chất lượng dữ liệu và tài liệu về quy trình dữ liệu

- Cải thiện việc tuân thủ các quy định về dữ liệu

Nguyên tắc quản trị dữ liệu

Theo Viện Quản trị Dữ liệu, 7 nguyên tắc để tạo nên sự thành công của quản trị dữ liệu bao gồm:

1. Tất cả những người tham gia phải có sự trung thực trong việc trao đổi thông tin với nhau. Họ phải trung thực và thẳng thắn trong việc thảo luận về các trình điều khiển, các ràng buộc, các lựa chọn và tác động đối với các quyết định liên quan đến dữ liệu.

2. Các quy trình quản lý và quản lý dữ liệu yêu cầu tính minh bạch. Phải rõ ràng cho tất cả những người tham gia và kiểm toán viên về cách thức các quy định kiểm soát liên quan đến dữ liệu được đưa vào trong quy trình.

3. Các quyết định, quy trình và kiểm soát liên quan đến dữ liệu chịu sự quản lý dữ liệu phải kiểm soát được. Chúng phải được kèm theo tài liệu để hỗ trợ các yêu cầu đánh giá hoạt động và dựa trên sự tuân thủ nghiêm ngặt.

4. Họ phải xác định ai chịu trách nhiệm về các quyết định, quy trình và kiểm soát liên quan đến dữ liệu chức năng chéo.

5. Nó phải xác định ai chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý là trách nhiệm của từng người đối với việc quản lý dữ liệu

6. Các chương trình phải xác định trách nhiệm giải trình theo cách giới thiệu việc kiểm tra và cân bằng giữa các nhóm kinh doanh và công nghệ, và giữa những người tạo / thu thập thông tin, những người quản lý thông tin, những người sử dụng thông tin và những người đưa ra các tiêu chuẩn và yêu cầu tuân thủ.

7. Chương trình phải giới thiệu và hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu doanh nghiệp.