Doanh nghiệp và những “bẫy” pháp lý trong quản trị lao động: Đừng để sai một thủ tục, trả giá bằng cả hệ thống

Lao động nước ngoài: Được miễn giấy phép không có nghĩa là được miễn mọi thủ tục

Phóng viên: Thưa luật sư, hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng chuyên gia, nhà quản lý và lao động nước ngoài. Một vấn đề thường gây nhầm lẫn là khi người lao động thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động thì doanh nghiệp có thể để họ làm việc ngay hay không?

Luật sư Nguyễn Thanh Hà: Đây chính là điểm doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc đương nhiên được bỏ qua tất cả các thủ tục hành chính liên quan.

Pháp luật quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người lao động bắt đầu làm việc. 

Vì vậy, trước khi tiếp nhận lao động nước ngoài, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp phải xác định chính xác người lao động thuộc trường hợp nào, căn cứ pháp lý miễn giấy phép là gì và thủ tục tương ứng phải thực hiện ra sao.

Việc xác định sai trường hợp miễn hoặc để người lao động bắt đầu làm việc khi chưa hoàn thành thủ tục cần thiết có thể dẫn tới rủi ro khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra. 

Thực tiễn hiện nay càng đòi hỏi doanh nghiệp thận trọng. Chẳng hạn, Bộ Nội vụ vừa có hướng dẫn vào tháng 8/2026 rằng trường hợp doanh nghiệp tuyển lao động nước ngoài theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động thì không thể đơn giản lấy lý do “thử việc dưới 90 ngày” để áp dụng trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. 

Nhân viên đi muộn, vi phạm nội quy: Doanh nghiệp có được “phạt tiền”?

Phóng viên: Một tình huống khá phổ biến là doanh nghiệp quy định nhân viên đi muộn, vi phạm quy trình hoặc nội quy sẽ bị phạt một khoản tiền. Cách quản lý này có hợp pháp không, thưa ông?

Luật sư Nguyễn Thanh Hà: Câu trả lời là không, nếu doanh nghiệp sử dụng phạt tiền hoặc cắt lương để thay thế việc xử lý kỷ luật lao động.

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức và sa thải. Trong khi đó, khoản 2 Điều 127 nghiêm cấm việc phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. 

Ví dụ, doanh nghiệp không thể quy định đơn giản rằng “đi muộn phạt 500.000 đồng/lần”, rồi trực tiếp trừ khoản này vào tiền lương thay cho việc xử lý kỷ luật.

Điều doanh nghiệp cần làm là xây dựng nội quy lao động rõ ràng, xác định hành vi vi phạm và áp dụng hình thức kỷ luật phù hợp, đồng thời tuân thủ đúng căn cứ, trình tự, thủ tục và thời hiệu.

Đáng lưu ý, theo tài liệu tư vấn, hành vi dùng phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật có thể khiến doanh nghiệp là tổ chức bị phạt từ 40 triệu đến 80 triệu đồng, đồng thời phải trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động. 

Nói cách khác, mục tiêu duy trì kỷ luật lao động là chính đáng, nhưng phương thức thực hiện cũng phải đúng pháp luật.

Tổng Giám đốc kiêm Chủ tịch HĐQT có bắt buộc ký hợp đồng lao động?

Phóng viên: Với doanh nghiệp cổ phần, một tình huống khác cũng dễ gây lúng túng: Tổng Giám đốc đồng thời là Chủ tịch Hội đồng quản trị thì có bắt buộc phải ký hợp đồng lao động với công ty không?

Luật sư Nguyễn Thanh Hà: Không nên chỉ nhìn vào tên chức danh để kết luận có hay không có hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp phải xem xét tư cách của người giữ chức vụ, quan hệ làm việc thực tế, quyết định bổ nhiệm, Điều lệ công ty và các quyết định của Hội đồng quản trị.

Cần phân biệt rõ giữa bổ nhiệm một chức danh quản lý và xác lập quan hệ lao động. Một người được bổ nhiệm làm Tổng Giám đốc không mặc nhiên có nghĩa là phải ký riêng một hợp đồng lao động cho chức danh đó. 

Đối với công ty cổ phần, Hội đồng quản trị có thẩm quyền bổ nhiệm một thành viên Hội đồng quản trị hoặc thuê người khác làm Giám đốc, Tổng Giám đốc. Vì vậy, khi Tổng Giám đốc đồng thời là Chủ tịch HĐQT, doanh nghiệp càng phải rà soát kỹ Điều lệ và cơ chế quản trị để tránh tình trạng một người vừa đại diện cho công ty, vừa tự xác lập giao dịch với chính mình không đúng thẩm quyền.

“Tập nghề” không thể trở thành cách kéo dài thời gian làm việc không hợp đồng

Phóng viên: Hiện có doanh nghiệp tiếp nhận người vào tập nghề vài tháng trước khi ký hợp đồng chính thức và thu một khoản gọi là “chi phí đào tạo”. Pháp luật quy định vấn đề này như thế nào?

Luật sư Nguyễn Thanh Hà: Bộ luật Lao động quy định khá rõ. Trường hợp người sử dụng lao động tuyển người vào tập nghề để làm việc cho mình, thời hạn tập nghề không được quá 3 tháng và doanh nghiệp không được thu học phí. 

Một điểm rất quan trọng nữa là trong thời gian học nghề, tập nghề, nếu người đó trực tiếp hoặc tham gia lao động thì người sử dụng lao động phải trả lương theo mức hai bên thỏa thuận.

Khi hết thời gian học nghề, tập nghề và đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, hai bên phải giao kết hợp đồng lao động. Doanh nghiệp không nên biến “tập nghề” thành một cơ chế để người lao động làm việc kéo dài mà không ký hợp đồng. 

Nếu thu học phí trái quy định, theo tài liệu tư vấn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và còn phải hoàn trả khoản học phí đã thu cho người học nghề, tập nghề. 

Tuân thủ pháp luật phải trở thành một phần của quản trị doanh nghiệp

Phóng viên: Từ những tình huống trên, ông có khuyến nghị gì đối với doanh nghiệp trong quản trị nhân sự?

Luật sư Nguyễn Thanh Hà: Tôi cho rằng doanh nghiệp nên thay đổi cách tiếp cận: pháp luật lao động không phải chỉ được tìm đến khi đã phát sinh tranh chấp.

Từ khâu tuyển dụng, xây dựng nội quy, ký hợp đồng, sử dụng lao động nước ngoài đến đào tạo, tập nghề hay xử lý kỷ luật đều cần được rà soát ngay từ đầu.

Một quy định nội bộ có thể xuất phát từ mong muốn quản lý tốt, nhưng nếu trái luật thì khi áp dụng, chính doanh nghiệp lại trở thành bên chịu rủi ro. Ngược lại, khi hệ thống quản trị được xây dựng trên cơ sở minh bạch, đúng thẩm quyền, đúng quy trình thì không chỉ quyền lợi người lao động được bảo vệ mà doanh nghiệp cũng giảm đáng kể nguy cơ tranh chấp.

Phóng viên: Xin cảm ơn Luật sư Nguyễn Thanh Hà!