Năm 2025: 100% hồ sơ BHXH sẽ được số hoá

Kho lưu trữ hồ sơ của BHXH quận Hoàng Mai. Ảnh: BHXH TP Hà Nội.

Theo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam Nguyễn Thị Hà, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ đã được thực hiện số hoá và chia sẻ đến BHXH các tỉnh, thành phố.

Bà Nguyễn Thị Hà đánh giá, công tác khai thác hồ sơ điện tử trên môi trường mạng đã đáp ứng rất tốt nhu cầu công việc, thay thế hoàn toàn việc khai thác thủ công. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút...

Ngày 16/10, BHXH Việt Nam đã tổ chức triển khai phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện tử 1.0” nhằm cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét. Trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn. Đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính.

Hiện đã có 36 BHXH tỉnh, thành phố đã và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm xác định rõ tổng số hồ sơ, thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm) và tài liệu loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

Thời gian tới, BHXH Việt Nam tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử đối với hồ sơ hưởng BHXH, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ.../.

Thành Vinh